비즈니스 이메일 작성법 심화편, 이것까지 알자!

이메일의 세 가지 속성

지난 시간 비즈니스 이메일 작성 시

꼭 알아야 할 3가지 법칙에 대해 알아보았습니다.

 

혹시 지난 글이 궁금하신 분들은 

비즈니스 매너, 꼭 알아야 할 3가지 법칙: 이메일

해당 제목의 글을 찾아 들어가시면 됩니다.

 

이메일은 쓰는 사람의 성격, 매너, 능력 등을

가늠할 수 있는 도구입니다.

그러므로 이메일을 잘 써야만 자신의 얼굴에

먹칠을 하지 않습니다.

 

특히 상급자나 갑의 위치라고 해서

메일을 형식이나 중요성을 잊고

쓰시는 분들을 보면 같이 일을 하고 싶지 않다는

생각이 들곤 합니다.

 

그렇다면 같이 일하고 싶고

나를 보다 빛나게 만들어줄 

이메일 쓰는 방법은 무엇일까요?

 

이메일을 쓰실 때 딱 3가지 속성을 기억하시면 됩니다.

명확성, 효율성, 가독성

 

이메일은 비즈니스 글쓰기입니다.

비즈니스라 함은 돈이 걸린 일입니다.

 

그러므로 시비가 있지 않도록 명백하게 쓰고

쓸데없는 내용으로 글쓴이와 읽는 이의 시간을 낭비하지 않으며

보다 나은 이해를 위해 가독성 있게 작성해야 합니다.

 

세 가지 원칙을 기억하고 이메일을 작성하면

이메일로 전달하고자 하는 뜻은

충분히 전달하실 수 있습니다.

 

제목이 이메일의 50%이다.

이메일이 오면 우리는 제일 먼저

제목과 보낸 이 가 누군지를 확인합니다.

 

제목과 보낸이가 누구냐에 따라

그 메일은 당장 읽힐지 또는

오랜 시간이 흐르거나 아예 열리지 않는 글이 될 수도 있습니다.

 

읽히지 않은 이메일 제목은

목적이 드러나지 않은 제목입니다.

ex1) 안녕하세요. 조은상사입니다.

ex2) 문의가 있어 메일 드립니다.

 

반대로 읽히는 이메일은 아래와 같습니다.

ex1) [조은기업] 8월 15일주차 행사 견적서 제안건

ex2) [조은기업] 어드민 로그인 오류에 대한 문의 건

 

누가, 무엇을, 어떻게가 잘 드러나 있습니다.

제목만 봐도 목적에 따라 글을 읽을 수 있습니다.

다만, 여기까지는 기본편입니다.

 

조금 더 나아가면 아래와 같이 할 수 있습니다.

 

ex1) [조은기업] [제안] 8월 15일 주차 행사 견적서 제안건

ex2) 긴급![조은기업] [문의] 어드민 로그인 오류에 대한 문의(8/10일 오전 10시까지 회신 요청)

 

ex) 1의 경우 꺽쇠를 이용해 본인이 누구인지 설명하고

2번째 꺽쇠를 통해 해당 메일의 성격을 표현합니다.

이렇게 제안인지 문의인지를 앞에 써두면 담당자는

앞에 내용만 읽고서 어떤 요청을 하는지 금방 파악할 수 있습니다.

 

ex) 2의 경우 긴급을 앞에 두어 시급을 다투는 일을 표현하고 있습니다.

또 맨뒤 괄호를 통해 회신을 정확히 회신 요청일자와 시간을 제시했습니다.

 

빠르게 답장을 받기 위해서는

위와 같이 중요함을 알리고 정확한 회신 날짜를 지정해야 합니다.

특히 회신 날짜를 지정하지 않으면, 대부분의 사람들은

회신을 잊어버리는 경우가 많습니다.

 

또 글쓴이조차 답장을 언제 받을까 노심초사 기다리고 있습니다.

그러므로 명확한 날짜를 제시하면

본인이 원하는 시점에 답장을 받을 확률이 높아집니다.

(물론 이렇게 해도, 30% 정도는 오지 않습니다.)

 

다만, 이런 스킬을 쓰는 경우 조심해야 할 사항이 있습니다.

1. 제안이나 문의처럼 본인이 을의 입장일 경우 조심할 것

2. 너무 남발하게 되면 효과가 적고 오히려 반감을 얻는다.

 

빠른 답장을 위한 긴급이나 시간의 제약을 주는 것을

을이 갑에게 할 경우 갑의 기분을 상하게 하므로 

추후 제안이나 대응에 문제가 생길 수 있습니다.

 

또 너무 남발하게 되면 메일 자체를 의심하게 되어

읽지 않거나 넘기는 경우가 발생합니다.

또 이런 건은 제안보다는 취합일 때 더 자주 쓰는 형식입니다.

 

본문 작성 시 서두에 원하는 바를 기재하라

서양과 우리나라의 글쓰기의 차이는

주장을 앞에 하느냐 뒤에 하느냐의 차이입니다.

 

우리는 보통 주장을 뒤에 하지만

서구에서는 주장을 앞에 하는 두괄식 형태를 띱니다.

이메일 작성일 때는 두괄식 형태가 좋습니다.

 

제목에 대략적인 사항이 들어가 있지만,

본문에서 명확하고 빠르게 파악할 수 있도록

본문 서두에 원하는 바를 기재하는 것이 좋습니다.

 

좋은 예는 아래와 같습니다.

 

제목: [조은기업] [제안] 8월 15일주차 행사 견적서 제안건

 

안녕하세요

조은기업 마케팅팀 김주원 대리입니다.

 

8/15일 주차 행사 견적서 전달드립니다. 검토 부탁드립니다. - 주장

 

이번에는 명절을 맞이하여

샴푸 3종 선물세트를 30% 할인된 가격으로 제안드립니다.

기존 할인율은 10%에 불과하지만 이번에는 파격적으로

제안드립니다.

 

자세한 사항은 첨부파일에 기재하였으니

참고 부탁드리며, 궁금하신 사항은

문의 부탁드립니다.

 

감사합니다.

김주원 드림

 

 

이렇게 주장이나 요청사항을 두괄식으로 작성하면

보다 명확하고 빠르게 내용을 파악할 수 있습니다.

 

우리의 파트너는 언제나 바쁘고 

우리와 같은 사람은 수도 없이 많다는 걸 잊지 말아야 합니다.

 

글을 마치며

마지막으로 꼭 중요한 내용은

형광펜, 빨간펜, 줄 바꿈 등을 이용해서

강조를 해주어야 합니다.

 

특히 색을 바꿔 강조할 경우

강조한 단어들만 읽어도 내용이 이해될 수 있게

단어를 강조해야 합니다.

 

이렇게 명확성과 효율성, 가독성을 중심으로

이메일 쓰는 심화 방법을 알아보았습니다.

 

사실 이메일 잘 쓰는 방식은 조금 더 있지만

중요하다 생각한 부분들만 정리해서 드리고 있습니다.

제가 쓰는 방식은 정답은 아닙니다.

 

제 방식을 참고하여

더 좋은 방법들을 만들 수 있습니다.

저도 가끔 제가 쓰거나 잘 쓴 메일을 받으면

저장해서 양식으로 쓰곤 합니다.

 

여러분들도 자신만의 

이메일 양식을 만들면 좋지 않을까 합니다.